Reglamento de Participación de los Expositores

I. DE LA ORGANIZACIÓN Y AUTORIDADES

La Feria Internacional del Libro de Venezuela (FILVEN) es considerada el mayor evento cultural del país. Constituye un espacio social de encuentro con el libro y la lectura no sólo a través de la exposición y venta de bienes culturales, sino también porque proporciona a decenas de miles de visitantes contacto directo con los diversos procesos y expresiones creativas, entre las que se mencionan: música, danza, teatro, circo, cine y artes visuales.

La FILVEN es organizada por el Ministerio del Poder Popular para la Cultura, a través del Instituto Autónomo Centro Nacional del Libro (CENAL), en su calidad de ente rector de las políticas públicas en la materia. El CENAL es la máxima autoridad de interpretación y reglamentación de la Feria y a los efectos de este reglamento se denomina Comité Organizador. El referido Comité fija las políticas generales del evento y para su ejecución delega facultades en su personal, encargado de la relación con los expositores y de velar por el cumplimiento del resente reglamento y las demás disposiciones de la FILVEN.

La Feria Internacional del Libro de Venezuela (FILVEN 2015) estará regida por el Reglamento de Participación de Expositores, que es de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas, instituciones, personas naturales y otros entes relacionados con el libro y la cultura.

II. DEL RECINTO FERIAL, FECHA Y HORARIOS

1. La FILVEN 2015 se desarrollará en el circuito Bellas Artes conformado por: el Teatro Teresa Carreño, la Universidad Nacional Experimental de las Artes (UNEARTE), Plaza de los Museos, Museo de Ciencias, Cinemateca Nacional y Museo de Bellas Artes. Estas áreas estarán acondicionadas para oferta y/o exposición de productos y servicios afines al sector del libro y todo aquello que, a consideración de los organizadores, potencie el evento y mantenga el objetivo de promover el conocimiento de la obra creativa de autoras y autores, en los distintos géneros y materias literarias, con énfasis en la promoción de la lectura.

2. La 11va Feria Internacional del Libro de Venezuela se realizará del 12 al 22 de marzo de 2015.

3. Los horarios correspondientes a la realización del evento serán: para los expositores, de lunes a domingo de 9:00 am a 8:00 pm; y para el público en general, de lunes a domingo de 10:00 am a 8:00 pm. El Pabellón Infantil tendrá un horario de 10:00 am a 5:00 pm.

4. El personal de los expositores deberá ingresar al recinto ferial una hora antes del horario señalado para la apertura al público, a fin de adecuar o reponer las existencias de bienes culturales en los respectivos stands. Los expositores deben cumplir con los horarios establecidos por el Comité Organizador, por tanto, los stands no podrán permanecer cerrados durante la realización del evento.

5. El ingreso del público visitante al recinto ferial es completamente gratuito, así como todas las actividades, tales como conferencias, presentaciones de libros, recitales y demás eventos artísticos organizados en el marco de la FILVEN.

III. DE LOS EXPOSITORES

1. Inscripción

A) La inscripción se realizará a través de un formato llamado “Planilla de Inscripción”, debidamente diligenciada y con indicación del espacio requerido en metros cuadrados. Los expositores deberán consignar dicha planilla vía electrónica, fax o directamente en las oficinas del CENAL, a las siguientes direcciones:

Electrónica: feriasdellibro.cenal@gmail.com
Postal: Centro Nacional del Libro, Centro Simón Bolívar, torre Norte, piso 20, urbanización El Silencio, Caracas-Venezuela.
Fax: +(58) (212) 482-2020.

B) Las solicitudes de inscripción sólo serán recibidas por el Comité Organizador, quien se reserva la facultad de aceptar o rechazar las mismas. Los expositores se comprometen a acatar las disposiciones contenidas en el presente reglamento y demás normas adicionales que establezca el Comité Organizador en función del mejor desarrollo de la FILVEN.

C) Podrán participar las editoriales, distribuidoras, librerías, empresas o entidades afines al sector libro, cultural y educativo, nacionales e internacionales.

D) Las inscripciones para participar en la FILVEN 2015 inician el 03 de noviembre de 2014 y cierran el 02 de febrero de 2015, o una vez que se ocupen todas las áreas disponibles.

2. Tarifas

El Comité Organizador de la FILVEN establece las siguientes tarifas por stand

Tipo de stand
Costo m² Bs.
Costo m² USD
Stand 4m²
3.840,°°
609,2
Stand 6m²
5.760,°°
913,8
Stand 8m²
7.680,°°
1.218,4
Stand 16m²
13.360,°°
2.436,8

La FILVEN oferta stand de 4,6,8 y 16m²

3. Credenciales

A) Los expositores recibirán, según el metraje requerido y solo para este evento, las siguientes credenciales:

Stand 4m²
dos (2) credenciales
Stand 6m²
tres (3) credenciales
Stand 8m²
cuatro (4) credenciales
Stand 16m²
cinco (5) credenciales

B) Las credenciales son de uso personal, obligatorio e intransferible. Por tanto, cada expositor deberá remitir al Comité Organizador una relación que contenga los nombres completos y número del documento de identidad del personal que atenderá su stand.

C) De requerir credenciales adicionales, el expositor deberá solicitarlas por escrito ante el Comité Organizador hasta 5 días hábiles luego de formalizar su inscripción.

D) El expositor podrá retirar las credenciales a partir del 09 de marzo de 2015, previa verificación de los recaudos entregados con la información requerida (ver punto B) y que, además, haya cancelado el monto correspondiente. El expositor deberá comunicar al Comité Organizador cualquier cambio de personal, a fin de proceder a la anulación de la credencial respectiva.

E) Las credenciales no autorizan a sus poseedores a permanecer en el recinto ferial después de la hora de cierre. Los expositores y empleados acreditados tienen acceso a la Feria una (1) hora antes que el público visitante.

4. Admisión de Expositores y Adjudicación de espacios

El solicitante reconoce expresamente tener conocimiento de las normas que rigen en el presente evento para la admisión de expositores y adjudicación de espacios que se concretan en los siguientes apartados:

A) ADMISIÓN DE EXPOSITORES: Corresponde al Comité Organizador la facultad de decidir sobre la admisión de expositores, así como la aceptación de los servicios y/o productos a exponer.

El Comité Organizador se reserva la facultad de suspender definitivamente del evento a aquellos expositores que incumplan con esta normativa, y que de una u otra manera violen los derechos de terceros y leyes que rigen en nuestro país.

La concesión de expositor y de los servicios estipulados quedarán definitivamente formalizados cuando cumpla con los siguientes pasos:

A.1) Consignación de la planilla de inscripción en la 11va FILVEN;

A.2) Confirmación por escrito del Comité Organizador;

A.3) Consignación del comprobante de pago (original) de acuerdo con el stand asignado.

B) ADJUDICACIÓN DE ESPACIOS: El Comité Organizador se reserva el derecho de asignar los stands, y se tomará en cuenta para su prioridad el récord de participación en ediciones anteriores. El Comité Organizador se reserva la disponibilidad de algunos espacios.

B.1) Si el expositor solicitara una reducción del espacio adjudicado, se perderán los derechos a la totalidad del mismo, reservándose el Comité Organizador el derecho a una nueva ubicación del expositor.

B.2) En caso que el expositor renuncie a su solicitud de ocupar un stand antes de la inauguración del evento, quedará en poder del Comité Organizador el 50% de la cuota total de participación.

5. Causa de Fuerza Mayor

Por circunstancias de fuerza mayor, el Comité Organizador podrá suspender en cualquier momento la celebración del evento, perdiéndose el derecho a indemnización de tipo alguno para los expositores admitidos; sin embargo, les serán reembolsados los pagos efectuados por concepto de inscripción de stand y uso de salas de presentación.

6. Condiciones y Procedimiento de Pago

A) En el momento del recibo de la solicitud de admisión por parte del Comité Organizador y una vez adjudicado el espacio e informado del mismo por escrito, el expositor deberá efectuar el pago al contado del 100% por concepto del canon de arrendamiento del stand; para ello, tiene como fecha límite hasta el 16 de febrero de 2015. De no recibir el pago antes de la fecha indicada, el Comité Organizador podrá adjudicar el espacio a otro expositor.

B) El costo del stand deberá ser cancelado mediante depósito bancario en efectivo o cheque de gerencia, a nombre del INSTITUTO AUTÓNOMO CENTRO NACIONAL DEL LIBRO, RIF. G-20000706-0, Cuenta Corriente Nº 0102-0552-26-0000031516 en el BANCO DE VENEZUELA.

C) El comprobante de depósito deberá ser consignado en original solamente ante el personal designado por la Gerencia de Administración del Comité Organizador, quienes procederán a emitir la factura correspondiente.

D) Si el expositor no se hubiese presentado y ocupado su stand con la exhibición de sus servicios y/o productos el día de la inauguración (12/03/2015), el Comité Organizador podrá disponer del espacio sin derecho a reclamación alguna por parte del mismo.

E) Todos los expositores nacionales deberán entregar a los usuarios la debida factura por los bienes culturales adquiridos. Los talonarios deberán cumplir con la normativa establecida por el SENIAT.

7. Expositores Internacionales

A) A los efectos de la FILVEN 2015, se consideran expositores internacionales las editoriales, distribuidoras o librerías cuyos bienes culturales ingresen al país exclusivamente para participar en la 11va Feria Internacional del Libro de Venezuela. Estos deberán cumplir con los procesos de desaduanaje y pago de impuestos previstos por las leyes tributarias de la República Bolivariana de Venezuela.

B) El costo del stand deberá ser cancelado mediante transferencia internacional en los siguientes bancos:

En dólares:

BANCO: JP MORGAN CHASE NY
SWIFT: CHASUS33
ABA: 021000021
CUENTA: 400919834
BENEFICIARIO: BANCO DE VENEZUELA TESORERÍA

En euros:

BANCO: COMMERZBANK AG, FRANKFURT
SWIFT: COBADEFF
CUENTA: 400887702900EUR
BENEFICIARIO: BANCO DE VENEZUELA TESORERÍA

C) Cada expositor internacional deberá consignar ante el Comité Organizador la documentación de ingreso al país de la mercancía, donde se especifique el inventario (título, editorial, cantidad, precios, etc.) de los libros que se comercializarán en la 11va FILVEN.

D) En Venezuela rige un sistema de administración de divisas que regula las operaciones cambiarias. Para el canje en divisas del total facturado, los expositores internacionales deberán presentar ante el Comité Organizador la documentación con los datos de los bienes culturales (con fecha 2015) correspondientes para los trámites de nacionalización de los libros en la aduana, que vienen para exclusiva venta en la FILVEN.

E) Los libros que ingresen al país como equipaje de acompañamiento o de mano no serán objeto de las gestiones ante las autoridades cambiarias para la transferencia de divisas.

F) El CENAL suministrará a los expositores internacionales los talonarios de facturas que deberán emplear en el transcurso de la feria. Los expositores internacionales deberán consignar diariamente ante el Comité Organizador el dinero en bolívares, producto de las ventas, y las facturas correspondientes. Lo descrito en estas debe guardar correspondencia con la mercancía nacionalizada.

G) Una vez verificada la documentación, el Comité Organizador realizará los trámites ante los organismos correspondientes. El Comité Organizador realizará las gestiones de transferencia de divisas a los expositores internacionales en un plazo no mayor de sesenta (60) días hábiles, a partir del día siguiente de la culminación de la FILVEN.

H) El Comité Organizador no se hace responsable por la diferencia en el monto a transferir, producto de la fluctuación del tipo de cambio que se realice entre el momento en que se reciben y procesan los recaudos, y el momento en que se realiza la transferencia bancaria internacional.

8. Solicitud de Información a los Expositores

A) El Comité Organizador se reserva el derecho de solicitar cifras producto de las ventas diarias y generales, para fines de promoción y mercadeo de la FILVEN (cantidad de libros vendidos, libro más vendido, stand más visitado, entre otras).

B) Los expositores nacionales deben consignar ante el Comité Organizador los títulos y cantidad de libros vendidos durante la Feria, con el fin de alimentar la información del Observatorio del Libro y la Lectura y alimentar las estadísticas nacionales.

C) Los expositores deberán suministrar al Comité Organizador la información referente a los títulos de los libros y demás productos a ser ofrecidos en venta o exhibidos durante la 11va FILVEN, con el fin de facilitar al público asistente una lista que le permita precisar la ubicación exacta de los mismos. Para ello, el Comité Organizador mantendrá dispositivos de información general en el recinto ferial.

9. Ocupación de Stand

A) La atención del stand quedará única y exclusivamente a cargo del expositor y su personal debidamente acreditado por el Comité Organizador.

B) El número de personas que atenderá el stand deberá disponer de mecanismos y procedimientos para desarrollar sus actividades dentro del perímetro asignado, y brindar mayor comodidad al público asistente.

C) El expositor no podrá subarrendar o compartir su stand total o parcialmente, sea con personas naturales o jurídicas, de especialidad similar o distinto al contratante, sin previo aviso y conformidad del Comité Organizador. La inobservancia de esta norma motiva el cierre del stand. Cada expositor deberá estar registrado individualmente y tener el documento respectivo de registro.

D) El expositor se compromete a tener atendido el stand durante todos los días, a partir de la apertura de la Feria, y a exhibir sus servicios o productos en el horario comprendido entre las 10:00 am y las 8:00 pm.

E) Los materiales de decoración y equipos de considerable valor serán admitidos en el recinto ferial con la respectiva Planilla de Ingreso, que deberá ser visada por el responsable de Seguridad de la Feria.

10. Perturbaciones y Faltas

A) En todo momento los expositores han de mantener el debido respeto, evitando toda molestia o interferencia en el trabajo de los demás expositores y de los visitantes. Si un expositor provoca perturbaciones de cualquier tipo, el Comité Organizador se reserva el derecho de clausurar el stand, sin indemnización alguna. Los gastos de cierre del stand serán por cuenta del expositor.

B) El Comité Organizador puede suspender la participación del expositor sin previo aviso, siempre que se demuestre que el mismo haya incurrido en infracciones de lo previsto en este reglamento. En este caso, el expositor no podrá exigir derechos de indemnización.

C) El expositor no podrá introducir sustancias inflamables, combustibles, juegos pirotécnicos o cualquier sustancia peligrosa, ni podrá introducir o ingerir bebidas alcohólicas dentro del stand, así como tampoco podrá presentarse en estado de embriaguez ni fumar en las áreas del recinto ferial.

11. Del Montaje y Desmontaje

A) MONTAJE: Para el montaje del stand o la entrada de las mercancías a exhibir en el mismo, será condición indispensable haber cumplido con todos los requisitos de su inscripción (designación del stand, consignación de la planilla de inscripción, pago del stand, certificado de participación, entre otros).

El expositor recibirá, por parte del Comité Organizador, una planilla de ingreso donde se debe indicar todo el material y mobiliario que ingrese al recinto ferial, como son: mostradores, televisores, video beams, computadoras, cajas registradoras, etc.

El montaje de los stands se realizará los días 10 y 11 de marzo de 2015, en horario comprendido entre las 9:00 am y las 7:00 pm.

INCUMPLIMIENTO DEL MONTAJE: Los stands no ocupados el 11 de marzo de 2015 a las 23:00 hs podrán ser utilizados por el Comité Organizador, y el expositor perderá el derecho de uso de su stand y su cuota de participación. Excepcionalmente y si por caso fortuito o de fuerza mayor el expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación del stand en el término establecido, deberá solicitar autorización al Comité Organizador para concluir con el montaje fuera del horario de atención al público, concluyendo a más tardar un día después de la inauguración; en caso contrario, dicho Comité tendrá la facultad de cerrar el stand dando por terminada la participación del expositor.

B) DESMONTAJE: Los expositores o sus proveedores podrán retirar del recinto ferial sus mercancías o materiales de decoración solo con la autorización visada por el Comité Organizador, desde las 9:00 am hasta las 3:00 pm del día 23 de marzo del 2015. El Comité Organizador no se responsabilizará por los materiales que no hayan sido retirados dentro del plazo y horario previsto para el desmontaje. Por razones de transparencia, los expositores deberán presentar la planilla de ingreso al personal encargado de la seguridad.

12. Abastecimiento de Mercancías e Instalaciones

A) Queda terminantemente prohibido el ingreso de material y/o productos al recinto ferial y stand después de las 10:00 am, por la entrada habilitada para carga y descarga de materiales. Estos materiales deberán ser transportados a mano o en pequeñas carretillas con ruedas de goma, desde las pistas de servicio hasta sus respectivas zonas de exhibición.

B) No se permite agujerar, atornillar, ni clavar en paredes, techos, suelos o columnas del recinto ferial. Las paredes y columnas, así como el conjunto de instalaciones del recinto, no deben soportar cargas excesivas de la decoración o de objetos expuestos. No se permite suspender de los techos de los stands elementos publicitarios.

C) Cualquier posible daño causado por los expositores o sus delegados, empleados o contratistas en el recinto de la FILVEN, a paredes, instalaciones, etc., será reparado con cargo único y exclusivo al expositor. Debiendo el expositor o representante pagarlo contra factura, previamente a su retiro de la Feria.

D) El Comité Organizador proporcionará la iluminación general del área exterior e interior del recinto ferial. Se incluye aquella que se encuentra en el área de cada stand de exhibición como básica y que se contempla dentro de los servicios del stand.

E) Se prohíbe a los expositores manipular las instalaciones eléctricas de las áreas de exhibición. En caso contrario, se establecerá una multa más el costo de los daños y perjuicios causados por su arbitrariedad.

F) El expositor no podrá realizar por su cuenta las instalaciones eléctricas dentro de su stand, y de contravenir esta disposición será responsable de los daños y perjuicios que se causaran a terceros por las fallas eléctricas detectadas en dicho stand.

G) Al expositor que no acate estas disposiciones se le suspenderá el servicio eléctrico en el stand respectivo.

H) El Comité Organizador no asume responsabilidad por daños o averías que se ocasionen en los equipos de los expositores a causa de apagones del servicio eléctrico público, alteración del voltaje o cualquier imprevisto de similar naturaleza. (Se sugiere la utilización de estabilizadores de voltaje).

I) En los stands no se podrán realizar actividades que puedan ocasionar molestias a otros expositores y al público en general.

IV. DE LOS SERVICIOS

1. Atención al Expositor

El Comité Organizador brindará orientación y atención a los requerimientos de los expositores en una oficina ubicada en el recinto ferial, además de personal itinerante que estará brindando atención a los expositores.

2. Puntos de Información

El Comité Organizador ofrecerá al público asistente un servicio de orientación para que ubique en la Feria las obras de su preferencia. Para esto, se contará con módulos que transmitirán toda la información proporcionada por los expositores, visualizando: nombre del expositor, ubicación dentro del recinto ferial, bienes que comercializa, etc.

3. Salas y Espacios para actividades Artístico-Literarias

A) La FILVEN cuenta con diversas salas y espacios para programación artístico-literaria. En ellos se desarrollará un variado programa de actividades coordinado por el Comité Organizador. Todo expositor tiene derecho a un lapso académico de programación (45 min) gratuito dentro de la Programación General de la FILVEN. Este derecho es intransferible. La actividad debe estar relacionada con la razón de ser del expositor (presentaciones de libros, conferencias, recitales, etc.).

B) Los expositores que deseen participar con presentaciones en la Programación General de la Feria, deberán presentar su actividad mediante la planilla “Reserva de Salas para Actividades”, en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles después de la fecha de inscripción.

4. Vigilancia y Seguridad

A) Los expositores se encargarán de la vigilancia de los stands durante las horas de visita del público, así como durante el montaje y desmontaje de los mismos.

B) El Comité Organizador tendrá establecido un servicio de vigilancia y seguridad, diurno y nocturno, en el interior y exterior del recinto ferial.

C) La seguridad de la FILVEN no cubre los espacios de estacionamiento para vehículos.

5. Limpieza

El Comité Organizador cuidará de la limpieza de los stands, áreas comunes y zona de circulación; servicio que será efectuado por personal exclusivo de limpieza en la Feria.

6. Restaurante y/o Cafetería

El recinto ferial cuenta con un amplio dispositivo de servicios de alimentación para los expositores y el público general.

7. Póliza de Seguro

El Comité Organizador contrata un Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual para las instalaciones generales del recinto ferial, contra riesgos de incendio y asalto, en el cual no se incluyen los materiales de los expositores. Cada expositor también deberá tomar un Seguro contra posibles siniestros, bajo su responsabilidad, y estará en la obligación de proteger su mercancía y equipos de posibles precipitaciones pluviales, cubriendo con materiales impermeables y aislando sus pertenencias del suelo, a fin de evitar daños causados por las lluvias. Si a pesar de cumplirse con esas previsiones las precipitaciones dañaran los productos y equipos de los expositores por deficiencias estructurales del recinto ferial, el Comité Organizador de la Feria reconocerá hasta el 50% de los precios de costo de los materiales dañados dentro del stand del expositor, previa evaluación del Comité Organizador y de los peritos de la aseguradora.

8. Catálogo de Expositores

El Comité Organizador dispondrá la redacción, publicación y difusión del Catálogo FILVEN 2014. Los datos necesarios para la elaboración del mismo serán aportados por los expositores en la planilla “Datos para el Catálogo”, el día de su inscripción.

Solo aparecerán en el Catálogo de Expositores aquellas entidades que hayan enviado previamente la solicitud de inscripción y el pago correspondiente al stand contratado, en las fechas previstas.

9. Programa Bono-Libro

El Bono Libro es un vale o ticket personal, intransferible, para canjear por libros en los diferentes stands de las editoriales que participan en la 11va FILVEN 2015. Características:

  • Cada ticket tiene un valor de Bs. 20,00.
  • Solo es válido para ser canjeado durante los días de la FILVEN 2015.
  • El portador no recibirá dinero de retorno por su compra, si el ticket no es cubierto en su valor total.
  • El portador podrá comprar tantos libros como lo permitan los bonos que posea. En caso de que la compra supere el valor del bono, el portador completará la suma con dinero en efectivo.
  • El Bono Libro debe tener el sello húmedo del CENAL, el sello de la institución que los emite y debe ser sellado por el expositor al momento de recibirlos.

Nota: todas las normas contenidas en el presente reglamento son de cumplimiento obligatorio, siendo el expositor responsable de su divulgación a todo su personal (técnicos y de ventas), desde su inscripción para participar en la FILVEN 2015. En casos especiales y debidamente justificados, el Comité Organizador podrá establecer excepciones puntuales al presente “Reglamento de Participación”.

FILVEN EN CIFRAS

Indicador
Años
2012
2013*
2014
Nº de visitantes al recinto ferial (Caracas)
235.249
174.561
240.001
Nº de países participantes
11
14
21
Cantidad de participantes invitados, nacionales e internacionales
387
380
392
Nº Total de expositores
116
140
139
Cantidad de expositores nacionales
96
113
111
Cantidad de expositores internacionales
20
27
28
Cantidad de sellos editoriales
245
322
351
Cantidad de stands
136
190
198
Total de actividades ejecutadas
438
219
486
Total de público asistente en las actividades
28.281
22.120
28.733

* Reprogramada con menor número de días a causa del fallecimiento del Presidente de la República Hugo Chávez Frías.

PLANO DEL RECINTO DE LA FERIA INTERNACIONAL DEL LIBRO DE VENEZUELA

1 TEATRO TERESA CARREÑO

1A ZONA ALTA PLAZA VICENTE EMILIO SOJO

2 UNIVERSIDAD DE LAS ARTES (UNEARTE)

3 PLAZA DE LOS MUSEOS